ERP 系统这几年可火了，好多老板一看别人公司都上了 ERP，看起来还挺高大上的，心里就琢磨：“咱公司可不能落后啊！” 于是，也不管自己公司到底需不需要，适不适合，就赶紧跟风上 ERP 项目。结果是别人公司看着“光鲜亮丽”。自己公司往往：
- 系统上线了，但员工不会用；
- 数据录入了，但分析不出来；
- 流程优化了，但效率没提升。
最后，很有可能得了面子，丢了里子。咱今天就来好好讲讲ERP系统这里面的门道！看看怎么才能让它真正发挥作用。
下面内容里提到的ERP系统，大家可以提前体验一下，方便加深对文章内容的理解：http://s.fanruan.com/9ep13
一、对ERP有哪些认识误区？
（一）误解ERP的作用
一些公司对ERP系统的认识存在误区，认为只要上了ERP系统就能解决公司所有的管理问题。然而，ERP系统只是一种管理工具，其效果取决于公司的管理水平、员工素质以及系统的实施和应用情况。如果公司本身存在管理问题或员工对系统的接受程度不高，那么ERP系统的作用就会大打折扣。
（二）忽视系统维护与升级
ERP系统的维护和升级是保证其长期稳定运行的关键。然而，一些公司在引入ERP系统后却忽视了这一点，导致系统出现各种问题而无法及时解决。这不仅影响了系统的正常使用，还可能导致公司对ERP系统的信任度降低。以简道云 ERP 系统为例，它会不断推出新的功能和优化版本，如果公司不及时进行升级，就可能错过一些重要的改进和修复，影响系统的性能和功能完整性。
二、为什么会出现这些误区？
（一）公司流程的 “硬伤”
很多公司内部流程可能本来就不太规范。比如有些公司采购审批全凭领导一句话，没有明确的标准和流程。
ERP 系统是需要按照规范的流程来运行的，如果公司在实施 ERP 之前，不把这些内部流程梳理清楚、优化好，直接就把原来混乱的流程搬到 ERP 系统里，那肯定会出问题。
（二）数据质量的 “大漏洞”
数据是ERP 系统的基础，ERP 系统需要根据这些数据来进行分析和决策。但很多公司的数据本身就不靠谱质量。比如，销售部门记录的客户信息不全，财务部门的账目数据有错误，仓库的库存数据不准确等等。
所以，很多公司上了 ERP 后，发现系统分析出来的结果和实际情况相差甚远，根本没法用。
（三）人员培训的 “走过场”
ERP 系统不是那么容易上手的，它需要员工具备一定的操作技能和知识。但有些公司在实施 ERP 的时候，对人员培训不上心了。导致员工对 ERP 系统的功能和操作流程一知半解。以简道云 ERP 系统为例，它操作相对简便，员工学起来很快。
（四）系统跟公司不适配
ERP 系统虽然有一定的通用性，但每个公司都有自己的特点和需求。有些公司为了省事，或者根本没有深入了解公司的实际情况，一股脑上ERP系统，并且在实施过程中也没有进行充分的定制化开发。这样的 ERP 系统对于公司来说，除了在表面上已经跟上了信息化管理的潮流外，并没有给公司带来实质性的价值提升，反而成为了一种资源的浪费和企业管理的负担。
三、ERP到底是什么？
ERP不光光是只是个工具，更是一种管理思维。ERP 系统通过推动企业打通业务流程，实现资源的高效利用和业务的有序运作。
- 首先，ERP 系统要求公司对业务流程进行优化和再造。通过对业务流程的梳理和分析，去除冗余环节，提高流程的效率和透明度。例如，公司可以通过简道云 ERP 重新设计采购流程，实现自动化审批和信息实时传递，减少人工干预和错误，提高采购效率。
- 其次，ERP 系统强调信息的共享和协同。各个部门之间可以通过 ERP 系统实时共享信息，避免信息孤岛的出现，提高决策的准确性和及时性。比如，销售部门在简道云 ERP 系统中录入订单信息后，生产部门、财务部门等都能实时获取，方便进行生产计划安排和财务核算，加强了部门之间的协作。
- 最后，ERP 系统注重数据的分析和利用。通过对大量数据的分析，公司可以及时发现问题，优化决策，提高管理水平。例如，公司可以利用简道云 ERP 系统对销售数据进行分析，了解产品销售趋势，调整销售策略，提高市场竞争力。
四、ERP怎么才能物尽其用？
ERP系统本身还是个好东西，归根到底是没用对。但很多公司在实际应用中，只是简单地录入数据、生成报表，而没有真正利用ERP系统去分析数据、优化决策。这样一来，ERP就失去了它应有的价值，成了一个“中看不中用”的花瓶。
那我就针对开头提到的这些问题来一一击破：
- 系统上线了，但员工不会用！
- 数据录入了，但分析不出来！
- 流程优化了，但效率没提升！
（一）员工不会用，怎么办？
1.制定全面的培训计划
1）分层培训
针对不同岗位和职责的员工，制定分层培训计划。对于高层管理人员，重点培训 ERP 系统对企业战略决策的支持功能，如对于中层管理人员，侧重于讲解系统如何帮助他们进行部门间的协调和资源分配，以及如何监控业务流程的执行情况；对于基层员工，着重培训系统的日常操作技能，如如何录入数据、查询信息、提交申请等。
2）模拟演练
在培训过程中，设置丰富的模拟演练环节。模拟实际业务场景，让员工在虚拟环境中操作 ERP 系统，熟悉各种业务流程的处理方式。通过模拟演练，员工能够更好地理解系统操作与实际工作的结合点，增强对系统的应用能力。同时，模拟演练还可以帮助员工提前适应可能出现的问题和错误，提高应对问题的能力。
2.提供操作手册
编写详细的操作手册，对 ERP 系统的各个功能模块的操作方法进行详细说明。操作手册应包括文字说明、图片示例、操作步骤等，以便员工能够快速准确地掌握系统的使用方法。
除了纸质操作手册外，还可以提供电子版本的操作手册，方便员工在使用系统时随时查阅。比如，简道云 官方定期发布ERP 系统的帮助文档、视频教程等资源。
3.建立支持体系
设立专门的 ERP 支持团队，负责解答员工在使用系统过程中遇到的问题。支持团队成员应具备丰富的 ERP 系统知识和实际操作经验，能够及时有效地解决员工的问题。
建立问题反馈机制，鼓励员工将使用系统过程中遇到的问题及时反馈给支持团队。支持团队应对问题进行分类整理和分析，找出问题的根源，并采取相应的措施进行解决。公司可以利用简道云 ERP 系统的社区论坛、客服渠道等，获取专业的技术支持和解决方案，同时将内部遇到的问题和解决方法进行整理分享，提高整个团队对系统的使用水平。
定期对员工进行回访，了解他们对系统的使用情况和意见建议，不断改进和完善系统的功能和性能。
（二）分析不出来，怎么办？
1.提高数据质量
在数据录入过程中，可能由于人为疏忽或系统设置问题，导致某些关键数据字段缺失或者数据错误。错误的数据录入会使分析结果产生偏差。所以，保证数据质量是分析的第一步。
1）规范数据录入标准
制定严格的数据录入标准和规范，明确规定数据的格式、内容、精度等要求。对数据录入人员进行培训，确保他们熟悉并严格按照标准进行数据录入。
同时，在系统中设置数据验证机制，对录入的数据进行自动校验，如检查数据的完整性、准确性、合法性等，及时发现和纠正错误数据。
例如，在简道云 ERP 系统中设置必填字段、数据格式验证规则等，确保录入的数据符合要求。对销售数据录入，规定客户名称、联系方式、销售金额等字段为必填，且销售金额必须为数字格式，有效避免数据错误。
2）数据审核与清理
建立数据审核制度，对重要数据进行多级审核，确保数据的准确性和可靠性。定期对系统中的数据进行清理和整理，删除冗余、过期和错误的数据，保持数据的简洁性和有效性。
此外，还可以利用数据质量管理工具，对数据进行质量评估和监控，及时发现数据质量问题并采取相应的措施进行解决。
在简道云 ERP 系统中，可以通过设置审批流程，对关键数据进行审核，如采购订单审核、财务数据审核等。同时，定期利用系统的数据分析功能，对数据进行清理和整理，删除无用数据，提高数据质量。
2.选择合适的分析工具
每个公司业务类型不同、规模大小不同、员工特质不同，称手的工具自然各不相同。
根据企业的实际需求和员工的技能水平，选择合适的数据分析工具。对于一般的数据分析需求，可以选择易于操作的软件；对于复杂的数据分析任务，可以选择专业的数据分析软件。比如，我们公司用的简道云ERP系统。简道云 ERP 系统自带的数据分析模块，它提供了简单直观的报表制作和数据分析功能，员工可以通过拖拽字段、设置筛选条件等方式，快速生成所需的报表和数据分析结果。同时，简道云 ERP 系统与其他工具集成，实现数据的无缝对接和分析。
3.建立数据分析模型和指标体系
结合企业的业务特点和管理需求，建立科学合理的数据分析模型和指标体系。数据分析模型可以帮助企业对数据进行深入分析和预测，为决策提供支持；指标体系则可以用于衡量企业的业务绩效和运营状况，及时发现问题和差距。通过不断优化和完善数据分析模型和指标体系，提高数据分析的准确性和有效性。公司可以利用简道云 ERP 系统的数据分析功能，建立销售数据分析模型、库存管理分析模型等
明确数据分析的目标和需求，制定详细的数据分析计划。例如，每月对销售数据进行分析，找出销售增长的原因和趋势；每季度对财务数据进行分析，评估企业的经营状况和盈利能力。
按照数据分析计划，定期进行数据分析，并及时向相关部门和人员反馈分析结果。这样可以使企业管理层及时了解企业的运营情况，做出正确的决策。
（三）效率没提升，怎么办？
1.持续评估与优化流程
1）建立流程评估机制
要想提高效率，就得先知道问题出在哪里。设立专门的流程评估小组，定期对 ERP 系统支持下的业务流程进行评估。评估指标包括流程的执行效率、成本效益、客户满意度等方面。通过对流程的实际运行数据进行收集和分析，找出流程中存在的问题和瓶颈环节，为优化提供依据。例如，利用简道云 ERP 系统的流程监控功能，对采购流程、生产流程、销售流程等进行实时监控，分析每个环节的耗时和成本，找出影响效率的关键因素。
2）程优化与创新
根据流程评估的结果，对存在问题的流程进行优化和创新。可以采用流程再造、精益管理等方法，对流程进行重新设计和优化，消除不必要的环节和浪费，提高流程的效率和质量。同时，鼓励员工积极参与流程优化工作，提出创新性的建议和解决方案，推动业务流程的持续改进。
2.加强系统与业务的融合
1）系统定制与配置
ERP 系统在实施过程中，要根据企业的实际业务需求进行定制化配置。就像量体裁衣一样，只有合身的衣服才穿着舒服。确保系统的功能和流程与企业的业务模式相匹配，避免出现系统与业务 “两张皮” 的现象。同时，要充分考虑企业未来的发展战略和业务变化，预留一定的系统扩展性和灵活性，以便能够及时调整和适应新的业务需求。
2）绩效管理
与 ERP 系统结合将绩效管理与 ERP 系统紧密结合起来，通过系统对业务流程的关键绩效指标进行实时监控和评估。根据绩效指标的完成情况，及时发现流程效率低下的原因，并采取相应的措施进行改进。同时，建立科学合理的绩效考核机制，激励员工积极参与流程优化和效率提升工作，提高员工的工作积极性和主动性。
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